Порядок регистрации договоров на предприятии

При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя предприятия или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу" , Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной регистрационной форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм при наличии в них соответствующих граф.

Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач — создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения. Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.

Документооборот договоров: мастер-класс

Журнал регистрации договоров в организации Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке.

В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения. Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст.

На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации если она используется юридическом лицом.

Справка Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции: учет заключаемых соглашений обеспечение сохранности подлинных документов как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией — вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник — делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии.

Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица — от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок.

Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев. В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые — трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы — регистрируются в кадровой службе.

Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, - регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными. Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений. Читайте также:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет и регистрация договоров в журнале договоров

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая. Для чего нужен журнал регистрации договоров, как его оформить и как обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и.

Журнал регистрации договоров в организации Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения. Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации если она используется юридическом лицом. Справка Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции: учет заключаемых соглашений обеспечение сохранности подлинных документов как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему обеспечение легкого доступа к документам и иные функции. Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации.

Журнал договоров Журнал договоров Журнал договоров — это учетная форма, ведущаяся делопроизводителем предприятия организации с целью внутренней регистрации и систематизации подписанных соглашений. В большинстве случаев журнал договоров ведут в электронном виде, а также с использованием специально разработанной программы, реже — вручную.

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров. Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы Реестр — друг и помощник договора Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени ответственный сотрудник. Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора. Через три года будет проведена экспертиза ценности, после чего договоры будут сформированы в дела и переданы в архив. Регламентирование основных этапов работы с договорами Делопроизводство по договорам является, как правило, лишь частью системы договорной работы организации, которая регламентируется довольно объемными локальными нормативными актами, например: Положением о договорной работе, Порядком подготовки, контроля исполнения и хранения договоров гражданско-правового характера и т. Подобные регламенты разрабатываются юридической службой организации и утверждаются генеральным директором, а секретарь руководствуется лишь той их частью, которая регламентирует его участие в договорной работе. Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров и не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами Пример 7. Фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров […] 3. Согласование договора 3. Все поля в листе согласования обязательны для заполнения. Допускается оформлять замечания на отдельном листе.

Журнал регистрации договоров

Договорный процесс В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров. Разработайте процедуру согласования договоров Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе: Формат, в котором предоставляется договор. Конечный, утвержденный вариант распечатывается. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст.

BPM предусмотрена возможность ведения раздельного учёта документов по нескольким организациям.

.

Регистрация договоров в организации

.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец заполнения и ведение

.

Полезный образец: положение о договорной работе

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет документов и договоров
Похожие публикации